Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Fabio Camerano Spelta Rapini, esercente attività professionale di consulenza in materia di protezione dei dati personali e conformità normativa sotto il nome commerciale Privalide, con studio professionale in Via Paglieroni n. 1 – 66030 Treglio (CH), P.IVA 02230900694, C.F. CMRFBA79R26L219P.

Contatti: founder@privalide.com — PEC: privalide@pec-net.it — sito: privalide.com

Il Titolare tratta i dati personali degli utenti del sito e dei propri clienti in qualità di titolare del trattamento.

Il Titolare svolge altresì le funzioni di Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD) in favore di clienti terzi, sulla base di un contratto di servizi. Tale incarico non comporta, di per sé, l'attribuzione della qualifica di responsabile del trattamento. Il DPO opera infatti in autonomia e indipendenza nello svolgimento dei propri compiti di informazione, consulenza, sorveglianza, cooperazione con l'Autorità di controllo e punto di contatto.

Solo per eventuali attività ulteriori e distinte rispetto all'incarico di DPO, qualora comportino trattamento di dati personali per conto del cliente secondo istruzioni documentate, il Titolare potrà operare come responsabile del trattamento nei limiti stabiliti dal relativo accordo.

La presente informativa non disciplina i trattamenti di dati personali effettuati dai clienti in qualità di titolari del trattamento nell'ambito dei rapporti con i propri interessati; tali trattamenti restano di esclusiva competenza e responsabilità del cliente.

Il Titolare non è tenuto alla designazione di un proprio Responsabile della protezione dei dati, salvo futuro mutamento dei presupposti normativi.

2. Categorie di dati trattati

Nell'ambito dell'attività professionale il Titolare tratta le seguenti categorie di dati:

• dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, e-mail, numero di telefono, eventuale ragione sociale e P.IVA per i clienti B2B;
• dati professionali e organizzativi: informazioni sull'azienda o organizzazione del cliente, settore di attività, tipologia di dati trattati, strumenti e processi interni;
• dati contenuti nei documenti trasmessi: qualsiasi informazione contenuta nei documenti, questionari o materiali inviati dal cliente;
• dati di navigazione: dati raccolti automaticamente durante la visita al sito, nei limiti indicati all'art. 11;
• dati di comunicazione: contenuto delle e-mail e dei messaggi scambiati con il Titolare.

3. Fonti dei dati

I dati personali sono raccolti:

• direttamente presso l'interessato, tramite il modulo di contatto presente sul sito privalide.com;
• tramite comunicazioni e-mail o altri canali di contatto diretto;
• nel corso dell'erogazione dei servizi, attraverso questionari, call e documenti condivisi dal cliente.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Il trattamento avviene per le seguenti finalità:

Per la finalità di tutela dei diritti del Titolare, il legittimo interesse perseguito consiste nella tutela giuridica e organizzativa della propria attività professionale, nella gestione di eventuali contestazioni, inadempimenti contrattuali e pretese di terzi, nonché nella sicurezza delle relazioni professionali in essere.

Il Titolare non svolge attività di marketing diretto né invia newsletter.

Il conferimento dei dati per le finalità da a) a d) è necessario: il rifiuto comporta l'impossibilità di fornire il servizio.

5. Utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale

Per l'erogazione di alcuni servizi, in particolare per la predisposizione di gap analysis, report di conformità, documentazione GDPR e AI Act e valutazioni del rischio, il Titolare si avvale di sistemi di intelligenza artificiale forniti da terzi, utilizzati in funzione ausiliaria e strumentale rispetto all'attività professionale.

Tali fornitori, ove applicabile, sono designati responsabili del trattamento e si impegnano contrattualmente a trattare i dati secondo le istruzioni ricevute e, ove previsto, a non utilizzarli per l'addestramento dei propri modelli.

Gli output prodotti mediante AI costituiscono uno strumento di supporto all'analisi professionale del Titolare. Su ogni deliverable consegnato al cliente è garantito un intervento umano qualificato, in grado di verificare, integrare, correggere o disattendere l'output prodotto.

Non vengono adottate decisioni basate esclusivamente su trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato.

Per maggiori dettagli sull'utilizzo dell'AI consulta la AI Policy (Allegato A), parte integrante della presente informativa.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e telematici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione dei dati.

Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, la riservatezza e l'integrità dei dati, nonché a prevenirne la perdita, la distruzione, gli accessi non autorizzati e gli usi illeciti.

7. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità di raccolta:

• dati contrattuali e di consulenza: per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per il termine di prescrizione ordinario di 10 anni;
• dati fiscali e contabili: 10 anni secondo la normativa applicabile;
• dati di contatto non convertiti in clienti: massimo 24 mesi dall'ultimo contatto;
• documenti e materiali condivisi dal cliente: per la durata del servizio e fino a 12 mesi successivi alla chiusura del rapporto, salvo diversa indicazione del cliente.

Trascorsi i termini sopra indicati, i dati sono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

8. Destinatari e Responsabili del trattamento

I dati possono essere trattati, nei limiti delle finalità indicate, dai seguenti soggetti:

I dati possono inoltre essere comunicati a professionisti, quali il commercialista, e ad autorità pubbliche in adempimento di obblighi di legge.

I dati non vengono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali.

9. Trasferimento dei dati all'estero

Alcuni fornitori indicati all'art. 8 trattano dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, inclusi gli Stati Uniti.

In tali casi il trasferimento avviene sulla base di strumenti di garanzia idonei previsti dalla normativa applicabile, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard e, ove necessario, garanzie supplementari.

Copia o informazioni essenziali sulle garanzie adottate possono essere richieste scrivendo a founder@privalide.com.

10. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dalla normativa applicabile, tra cui:

• accesso ai propri dati personali;
• rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• cancellazione, ove ne ricorrano i presupposti;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati, nei casi applicabili;
• opposizione al trattamento fondato su legittimo interesse;
• diritto di non essere sottoposto a decisioni basate esclusivamente su trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla persona;
• revoca del consenso, ove il trattamento sia su di esso fondato, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente;
• reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Le richieste possono essere inviate a founder@privalide.com oppure a mezzo PEC a privalide@pec-net.it.

Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro 30 giorni, prorogabili nei casi consentiti dalla legge.

11. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito privalide.com non utilizza cookie di profilazione, cookie analitici né strumenti di tracciamento di terze parti.

Sono utilizzati esclusivamente cookie tecnici strettamente necessari al funzionamento del sito, per i quali non è richiesto il consenso dell'utente.

Per ulteriori informazioni consulta la Cookie Policy.

12. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche normative, tecnologiche o organizzative.

La versione vigente è sempre disponibile su privalide.com con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Per modifiche sostanziali, il Titolare informerà gli interessati tramite e-mail ove possibile.